AIFS Audits
Privacy policy
Last updated: 26 October 2026
About this app
AIFS Audits is the AIFS app that employees use to fill in audits on their phone (for example the check of an aircraft cleaning) and submit them as a report. This is a test version (beta) for a small group of invited people. Templates and reports are test data. Please do not photograph people and do not enter data about passengers.
Controller
Controller for this app under the GDPR (AVG): All-In Facility Services B.V. Evert van de Beekstraat 1-57 1118 CL Amsterdam Airport Schiphol The Netherlands KvK 69746842 info@aifsbv.nl
What data
Account: name, email address, role (employee or admin), whether the account is active, and your password, which is only stored encrypted (as a hash). Reports: the template, your entries (for example flight number, registration, results, remarks), the photos, your name, and when you started and submitted the audit. Technical data: every sign-in and every request to the server involves your IP address and the time. Sign-ins are recorded in a security log. The app does not collect location data, contacts or device identifiers. There is no tracking, no analytics and no advertising.
Purpose and legal basis
AIFS uses the data to carry out and evaluate audits, to prove them to airlines, and to manage and secure the accounts. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR insofar as it concerns your work for AIFS, and Art. 6(1)(f) GDPR, the legitimate interest of AIFS in verifiable quality and secure access.
Where the data is stored
Accounts, reports and photos are stored in a database and a non-public storage at Supabase, in a data centre in Frankfurt am Main (Germany). Supabase processes them as a processor on behalf of AIFS. Supabase is based in the USA; access from there, for example for maintenance, cannot be ruled out. The connection between the app and the server is encrypted (HTTPS). Photos can only be retrieved by authorised people and only through time-limited links. Emails with codes (invitation, forgotten password) are sent by Supabase through a mail server on behalf of AIFS. AIFS does not pass the data on to other third parties and does not sell it.
Who sees what
Employees see their own reports; other employees do not see them. Admins at AIFS see all reports including photos and the list of employees (name, email, role, status); they manage templates and accounts. The database itself enforces these rules, not just the app.
On your phone
So that the app also works without a network, some data is kept on the phone: your sign-in until you sign out; the active templates; the chosen language; started audits (drafts) with their photos; and submitted reports that are still waiting for a network (outbox). A report in the outbox stays on the phone until the server has confirmed it; after that the app deletes its photos from the phone. Drafts and waiting reports stay on the phone even after you sign out, until you sign in again. The app is excluded from Android cloud backup. If you move to a new phone and transfer data directly (by cable or wirelessly), Android may take the app data along. The app is installed through Google Play. Google processes its own data under its own terms. If you have allowed Android to send crash reports, Google provides the app publisher with crash reports and statistics, without names and without content from the app.
Camera and photos
The camera is only used when you take a photo for a check item. The app does not request your location. Photos are reduced in size and stored without extra data such as location; only this reduced version is uploaded when you submit. Photos are taken with your phone's camera app. Whether it writes location data into the original image depends on its settings. The app deletes that original as soon as the photo is stored and never uploads it. If the app is closed before that, the original may remain in the app's cache until Android clears it. Some camera apps also save their own copy in the phone's gallery. That copy is outside the app and follows your phone's settings (for example a cloud photo backup).
Exports
Admins can export reports as a PDF or Excel file. The file is created on the device. It only leaves the device if it is sent through the share menu, for example by email or messenger. That transfer is subject to the terms of the service chosen. Only the last export remains in the app's cache on the device.
Retention and deletion
Reports serve AIFS as proof towards airlines. AIFS has yet to set a fixed retention period; until then, reports and photos are not deleted automatically. Admins can delete individual reports including their photos. If an account is deactivated, it can no longer sign in; its reports are kept as proof. If you want your account deleted completely, contact the controller named above. You can delete what is stored on the phone in the Android settings for the app under "Storage", or by uninstalling the app; drafts and reports not yet sent are lost in that case. A copy that the camera app saved in the gallery is deleted there. Exports that were sent remain with their recipients.
Your rights
Under the GDPR (AVG) you have the right of access, rectification, erasure, restriction of processing, objection and data portability. Contact the controller named above to exercise them. You can also lodge a complaint with a data protection authority, in the Netherlands the Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Changes
This policy applies to the test version. If what data the app processes or where it is stored changes, for example when AIFS sets a retention period or admins work in the browser, it will be updated. The current version is always in the app and at the address given on Google Play.
Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 26 oktober 2026
Waar het om gaat
AIFS Audits is de app van AIFS waarmee medewerkers audits (bijvoorbeeld de controle van een vliegtuigschoonmaak) op hun telefoon invullen en als rapport versturen. Dit is een testversie (bèta) voor een kleine groep uitgenodigde personen. Sjablonen en rapporten zijn testgegevens. Fotografeer geen personen en voer geen gegevens van passagiers in.
Verwerkingsverantwoordelijke
Verwerkingsverantwoordelijke voor deze app in de zin van de AVG: All-In Facility Services B.V. Evert van de Beekstraat 1-57 1118 CL Amsterdam Airport Schiphol Nederland KvK 69746842 info@aifsbv.nl
Welke gegevens
Account: naam, e-mailadres, rol (medewerker of beheerder), of het account actief is, en je wachtwoord, dat alleen versleuteld (als hash) wordt opgeslagen. Rapporten: het sjabloon, je invoer (bijvoorbeeld vluchtnummer, registratie, resultaten, opmerkingen), de foto's, je naam en wanneer je de audit bent begonnen en hebt verstuurd. Technisch: bij elke aanmelding en elk verzoek aan de server worden IP-adres en tijdstip verwerkt. Aanmeldingen worden in een beveiligingslogboek vastgelegd. De app verzamelt geen locatiegegevens, geen contacten en geen apparaat-ID's. Er is geen tracking, geen analyse en geen reclame.
Doel en rechtsgrond
AIFS gebruikt de gegevens om audits uit te voeren, te beoordelen en tegenover luchtvaartmaatschappijen aan te tonen, en om de accounts te beheren en te beveiligen. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG voor zover het om je werk voor AIFS gaat, en art. 6 lid 1 sub f AVG, het gerechtvaardigd belang van AIFS bij aantoonbare kwaliteit en een veilige toegang.
Waar de gegevens staan
Accounts, rapporten en foto's staan in een database en een niet-openbare opslag bij Supabase, in een datacenter in Frankfurt am Main (Duitsland). Supabase verwerkt ze als verwerker in opdracht van AIFS. Supabase is gevestigd in de VS; toegang vanuit de VS, bijvoorbeeld voor onderhoud, valt niet uit te sluiten. De verbinding tussen app en server is versleuteld (HTTPS). Foto's zijn alleen voor bevoegden en alleen via tijdelijk geldige links op te vragen. E-mails met codes (uitnodiging, wachtwoord vergeten) verstuurt Supabase via een mailserver in opdracht van AIFS. AIFS geeft de gegevens niet door aan andere derden en verkoopt ze niet.
Wie wat ziet
Medewerkers zien hun eigen rapporten; andere medewerkers zien ze niet. Beheerders van AIFS zien alle rapporten met foto's en de lijst van medewerkers (naam, e-mail, rol, status); zij beheren sjablonen en accounts. Deze regels dwingt de database zelf af, niet alleen de app.
Op je telefoon
Zodat de app ook zonder netwerk werkt, staat een en ander op de telefoon: je aanmelding, tot je je afmeldt; de actieve sjablonen; de gekozen taal; begonnen audits (concepten) met hun foto's; en verstuurde rapporten die nog op netwerk wachten (Postvak UIT). Een rapport in het Postvak UIT blijft op de telefoon tot de server het heeft bevestigd; daarna verwijdert de app de foto's ervan van de telefoon. Concepten en wachtende rapporten blijven ook na het afmelden op de telefoon staan, tot je je weer aanmeldt. De app is uitgesloten van de Android-back-up naar de cloud. Stap je over op een nieuwe telefoon en zet je de gegevens direct over (via kabel of draadloos), dan kan Android de app-gegevens meenemen. De app wordt geïnstalleerd via Google Play. Daarbij verwerkt Google eigen gegevens volgens zijn eigen voorwaarden. Heb je in Android het versturen van crashrapporten toegestaan, dan stelt Google crashrapporten en statistieken beschikbaar aan de uitgever van de app, zonder namen en zonder inhoud uit de app.
Camera en foto's
De camera wordt alleen gebruikt als je bij een controlepunt een foto maakt. De app vraagt niet om je locatie. Foto's worden verkleind en zonder extra gegevens zoals locatie opgeslagen; alleen deze verkleinde versie wordt bij het versturen geüpload. Je maakt de foto met de camera-app van je telefoon. Of die locatiegegevens in de originele foto zet, hangt af van de instellingen daarvan. De app verwijdert dat origineel zodra de foto is opgeslagen en uploadt het nooit. Wordt de app eerder afgesloten, dan kan het in de cache van de app blijven staan tot Android die leegmaakt. Sommige camera-apps zetten daarnaast een eigen kopie in de galerij van de telefoon. Die kopie staat buiten de app; daarvoor gelden de instellingen van je telefoon (bijvoorbeeld een foto-back-up in de cloud).
Exports
Beheerders kunnen rapporten als pdf of Excel-bestand exporteren. Het bestand ontstaat op het apparaat. Het verlaat het apparaat alleen als het via het deelmenu wordt verstuurd, bijvoorbeeld per mail of messenger. Voor dat versturen gelden de voorwaarden van de gekozen dienst. Op het apparaat blijft alleen de laatste export in de cache van de app.
Bewaren en verwijderen
Rapporten dienen AIFS als bewijs tegenover luchtvaartmaatschappijen. Een vaste bewaartermijn legt AIFS nog vast; tot die tijd worden rapporten en foto's niet automatisch verwijderd. Beheerders kunnen afzonderlijke rapporten met foto's verwijderen. Wordt een account gedeactiveerd, dan kan het niet meer inloggen; de rapporten blijven als bewijs bewaard. Wil je dat je account helemaal wordt verwijderd, neem dan contact op met de hierboven genoemde verwerkingsverantwoordelijke. Wat op de telefoon staat, verwijder je in de Android-instellingen bij de app onder "Opslag" of door de app te verwijderen; concepten en nog niet verstuurde rapporten gaan daarbij verloren. Een kopie die de camera-app in de galerij heeft gezet, verwijder je daar. Verstuurde exports liggen bij de ontvanger.
Jouw rechten
Volgens de AVG heb je recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van gegevens. Neem daarvoor contact op met de hierboven genoemde verwerkingsverantwoordelijke. Je kunt ook een klacht indienen bij een toezichthouder, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wijzigingen
Deze verklaring geldt voor de testversie. Verandert welke gegevens de app verwerkt of waar ze staan, bijvoorbeeld als AIFS een bewaartermijn vastlegt of beheerders in de browser werken, dan wordt ze aangepast. De actuele versie staat altijd in de app en op het adres dat bij Google Play is opgegeven.
Datenschutzerklärung
Stand: 26. Oktober 2026
Worum es geht
AIFS Audits ist die App von AIFS, mit der Mitarbeiter Audits (zum Beispiel die Kontrolle einer Flugzeugreinigung) auf dem Handy ausfüllen und als Protokoll abschicken. Dies ist eine Testversion (Beta) für einen kleinen Kreis eingeladener Personen. Vorlagen und Protokolle sind Testdaten. Bitte fotografiere keine Personen und gib keine Daten von Fluggästen ein.
Verantwortlich
Verantwortlich für diese App im Sinne der AVG (DSGVO): All-In Facility Services B.V. Evert van de Beekstraat 1-57 1118 CL Amsterdam Airport Schiphol Niederlande KvK 69746842 info@aifsbv.nl
Welche Daten
Konto: Name, E-Mail-Adresse, Rolle (Mitarbeiter oder Admin), ob das Konto aktiv ist, und dein Passwort, das nur verschlüsselt (als Hash) gespeichert wird. Protokolle: die Vorlage, deine Angaben (zum Beispiel Flugnummer, Kennzeichen, Ergebnisse, Bemerkungen), die Fotos, dein Name und wann du das Audit begonnen und abgeschickt hast. Technisch: Bei jeder Anmeldung und jeder Anfrage an den Server fallen IP-Adresse und Zeitpunkt an. Anmeldungen werden in einem Sicherheitsprotokoll festgehalten. Die App erhebt keine Standortdaten, keine Kontakte und keine Gerätekennungen. Es gibt kein Tracking, keine Analyse und keine Werbung.
Zweck und Rechtsgrundlage
AIFS nutzt die Daten, um Audits durchzuführen, auszuwerten und gegenüber Airlines nachzuweisen, und um die Konten zu verwalten und abzusichern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b AVG (DSGVO), soweit es um deine Arbeit für AIFS geht, und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f AVG (DSGVO), das berechtigte Interesse von AIFS an nachweisbarer Qualität und an einem sicheren Zugang.
Wo die Daten liegen
Konten, Protokolle und Fotos liegen in einer Datenbank und einem nicht öffentlichen Speicher bei Supabase, in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Deutschland). Supabase verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter im Auftrag von AIFS. Supabase hat seinen Sitz in den USA; ein Zugriff von dort, etwa für Wartung, lässt sich nicht ausschließen. Die Verbindung zwischen App und Server ist verschlüsselt (HTTPS). Fotos sind nur für Berechtigte und nur über zeitlich begrenzte Links abrufbar. E-Mails mit Codes (Einladung, Passwort vergessen) verschickt Supabase über einen Mailserver im Auftrag von AIFS. AIFS gibt die Daten nicht an andere Dritte weiter und verkauft sie nicht.
Wer was sieht
Mitarbeiter sehen ihre eigenen Protokolle, andere Mitarbeiter sehen sie nicht. Admins von AIFS sehen alle Protokolle samt Fotos und die Liste der Mitarbeiter (Name, E-Mail, Rolle, Status); sie verwalten Vorlagen und Konten. Diese Regeln setzt die Datenbank selbst durch, nicht nur die App.
Auf dem Handy
Damit die App auch ohne Netz funktioniert, liegt einiges auf dem Handy: deine Anmeldung, bis du dich abmeldest; die aktiven Vorlagen; die gewählte Sprache; angefangene Audits (Entwürfe) mit ihren Fotos; und abgeschickte Protokolle, die noch auf Netz warten (Postausgang). Ein Protokoll im Postausgang bleibt auf dem Handy, bis der Server es bestätigt hat; danach löscht die App seine Fotos vom Handy. Entwürfe und wartende Protokolle bleiben auch nach dem Abmelden auf dem Handy, bis du dich wieder anmeldest. Die App ist von der Android-Sicherung in die Cloud ausgenommen. Ziehst du auf ein neues Handy um und überträgst die Daten direkt (per Kabel oder Funk), kann Android die App-Daten mitnehmen. Installiert wird die App über Google Play. Dabei verarbeitet Google eigene Daten nach seinen Bedingungen. Hast du in Android das Senden von Absturzberichten erlaubt, stellt Google dem Herausgeber der App Absturzberichte und Statistiken bereit, ohne Namen und ohne Inhalte aus der App.
Kamera und Fotos
Die Kamera wird nur genutzt, wenn du bei einem Prüfpunkt ein Foto aufnimmst. Die App fragt keinen Standort ab. Fotos werden verkleinert und ohne Zusatzdaten wie Ortsangaben gespeichert; nur diese verkleinerte Fassung wird beim Abschicken hochgeladen. Aufgenommen wird mit der Kamera-App deines Handys. Ob sie Ortsdaten in das Originalbild schreibt, hängt von ihren Einstellungen ab. Das Original löscht die App, sobald das Foto gespeichert ist, und lädt es nie hoch. Wird die App vorher beendet, kann es im Zwischenspeicher der App liegen bleiben, bis Android ihn leert. Manche Kamera-Apps legen zusätzlich eine eigene Kopie in der Galerie des Handys ab. Diese Kopie liegt außerhalb der App, für sie gelten die Einstellungen deines Handys (zum Beispiel eine Foto-Sicherung in die Cloud).
Exporte
Admins können Protokolle als PDF oder Excel-Datei exportieren. Die Datei entsteht auf dem Gerät. Sie verlässt das Gerät nur, wenn sie über das Teilen-Menü verschickt wird, zum Beispiel per Mail oder Messenger. Für diesen Versand gelten die Bedingungen des Dienstes, der dabei ausgewählt wird. Auf dem Gerät bleibt nur der letzte Export im Zwischenspeicher der App.
Aufbewahrung und Löschen
Protokolle dienen AIFS als Nachweis gegenüber Airlines. Eine feste Aufbewahrungsfrist legt AIFS noch fest; bis dahin werden Protokolle und Fotos nicht automatisch gelöscht. Admins können einzelne Protokolle samt Fotos löschen. Wird ein Konto deaktiviert, kann es sich nicht mehr anmelden; seine Protokolle bleiben als Nachweis erhalten. Soll dein Konto ganz gelöscht werden, wende dich an den oben genannten Verantwortlichen. Was auf dem Handy liegt, löschst du in den Android-Einstellungen bei der App unter „Speicher“ oder indem du die App deinstallierst; Entwürfe und noch nicht gesendete Protokolle gehen dabei verloren. Eine Kopie, die die Kamera-App in der Galerie abgelegt hat, löschst du dort. Verschickte Exporte liegen beim jeweiligen Empfänger.
Deine Rechte
Nach der AVG (DSGVO) hast du das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Wende dich dafür an den oben genannten Verantwortlichen. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsicht beschweren, in den Niederlanden bei der Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Änderungen
Diese Erklärung gilt für die Testversion. Ändert sich, welche Daten die App verarbeitet oder wo sie liegen, zum Beispiel wenn AIFS eine Aufbewahrungsfrist festlegt oder Admins im Browser arbeiten, wird sie angepasst. Die aktuelle Fassung steht immer in der App und unter der Adresse, die bei Google Play angegeben ist.